Datenauswertung

Es wird jeder Station ein Auswertungsprogramm zur Verfügung gestellt, welches verschiedenste Auswertungen sofort ermöglicht. Zusätzlich erarbeitet die Forschungsgruppe Metrik übergreifende Vergleiche und stellt sie in regelmäßigen Abständen den beteiligten Einheiten zur Verfügung.

1. Die Basisauswertung

Eine Übersicht über mögliche Auswertungen liefert die nachfolgende Abbildung. Hinter den Buttons sind Auswertungstabellen und Grafiken hinterlegt.

Grafik 1. Stationsspezifische Auswertung

Grafische Auswertungen sollen den ungeübten Lesern den Zugang erleichtern:

Grafik 2. Auswertung DOCUMIX

Ein Vergleich mit Stationen gleicher Fachrichtung gibt Anregungen für die Optimierung der eigenen Arbeit:

Grafik 3. Stationsvergleich

So benötigt die Innere 2 deutlich mehr Zeit für Visiten, während bei den hauswirtschaftlichen Tätigkeiten beide Stationen gleich auf sind. Unterschiede und Ähnlichkeiten bieten hier eine Grundlage zu sachlichen Gesprächen über Besonderheiten und Lernpotenziale der verschiedenen Stationen.

Aber auch einfache Tabellen, die wichtige Zusammenhänge kompakt darstellen, sind integriert:

Grafik 4.  Fallgruppendarstellung

Unterschiedlicher Personalbedarf bei einzelnen Fallgruppen zeigt deutlich, dass auch die Patientenzusammensetzung einen großen Einfluss auf die Belastungssituation der Stationen hat.

Grafik 5. Fallgruppenvergleich 2

Prozessanalysen

Die Ergebnisse ermöglichen auch Prozessanalysen auf verschiedenen Ebenen: einerseits können Doppelarbeiten identifiziert werden, andererseits können patienten- und mitarbeiterbezogene Belastungsspitzen erfasst und dann in konkrete Prozessoptimierungsprojekte umgesetzt werden.

So veranschaulicht folgende Auswertung die unterschiedliche Inanspruchnahme der Patienten im Tages- und Wochenverlauf. Es existieren Belastungsspitzen von 6-7 Uhr und von 11-12 Uhr während die Zeit von 10-11 Uhr vergleichsweise ruhig ist. Auch die typische "Wochenendruhe" ist gut zu erkennen.

Grafik 6. Prozessanalyse

Folgende Tabelle veranschaulicht den unterschiedlichen Zeitbedarf, der an den verschiedenen Behandlungstagen anfällt und den enormen Mehrbedarf, der am Aufnahmetag anfällt.

Grafik 7. Patientenbezogener Zeitaufwand

Aber auch alte Gewohnheiten, wie das nächtliche Waschen der Patienten, die Verteilung der Visiten über den gesamten Tagesablauf oder das ausschließliche Aufnehmen der Patienten am Vormittag werden transparent gemacht und damit potenziell veränderbar.

Grafik 8. Tageseinteilung

Detailanalysen geben dann genaueren Aufschluss über den Hintergrund der Aktivitäten. So erklärt sich der Zeitbedarf der Aufnahme zwischen 4 - 5 Uhr durch ungeplante Notfallaufnahmen.

Grafik 9. Detailanalyse

Sonderauswertungen

Individuelle Zusatzauswertungen werden auf Wunsch angefertigt und ermöglichen zum Beispiel die Überprüfung der Einhaltung von festgelegten Behandlungsabläufen bezüglich ihrer zeitlichen Abfolge und der eventuell anfallenden Wartezeiten.

Erfassungsaufwand

Nach einer Schulung und kurzen Übungsphase ist mit einem zeitlichen Mehraufwand von ca. 10-15 Minuten je Mitarbeiter und Arbeitstag zu rechnen.

Da die Erfassung gleichzeitig den Bereich der Tätigkeitsdokumentation in der Patientenakte abdeckt und somit als Unterstützung der bisher geleisteten Dokumentation dient, relativiert sich der genannte Zeitaufwand entsprechend.

Weitere Auswertungsbeispiele

Die quantifizierte Darstellung von Leistungsstrukturen gibt Hinweise, welche Themengebiete Diskussionen und Vereinbarungen auf qualitativer Ebene veranlassen. Z. B. bedeuten unterschiedliche Anteile an prophylaktischen Maßnahmen nicht zwangsläufig unterschiedliche Qualitätsniveaus. Ein Austauschbedarf auf inhaltlicher Ebene wird dabei aber deutlich. Und verschiedene Anteile an Visitenzeiten zeigen unterschiedliche Verhaltensweisen der Ärzte. Es stellt sich die Frage, welche Organisationsform wird dem Pflege-, Medizin- und Einrichtungsverständnis gerechter?

Grafik 10. Tätigkeitsgruppen

Die PPR lässt sich mittels Ist -Soll- Vergleich überprüfen:

Grafik 11. Ist- Soll- Vergleich

Auch diese Auswertungstabelle gibt Hinweise, die einer tieferen Betrachtungsperspektive, bzw. einer Abweichungsanalyse bedürfen. Verschiedene Gründe können für die Abweichung verantwortlich sein. Zum einen könnte eine falsche Einstufung vorgenommen worden sein, es könnte aber auch eine mangelhafte Leistungserfassung vorliegen. Des Weiteren könnten aber auch Hinweise auf eine personelle Unterbesetzung vorliegen, wenn sich erweist, dass die Gesamtarbeitszeit keine Leerlaufzeiten beinhaltet. So effektiv, wichtig und hilfreich das Instrument der DTA ist, hier zeigen sich auch seine Grenzen. Vollständig erfasst werden kann der Pflegeaufwand. Bzgl. des Pflegebedarfs ist dies nur begrenzt möglich, da Kategorisierungssysteme, so auch die Sollvorgaben der PPR, noch nicht erforscht sind.

Die PPR-Eingruppierung lässt sich des Weiteren in Bezug auf Fallgruppen darstellen. Dies ist eine beispielhafte Darstellung, die generell passende Eingruppierung wird sich im DRG - Bezug relativieren:

Grafik 12. PPR- Eingruppierung

Und es lässt sich zuverlässig ermitteln, wie hoch der Personalkostenanteil ist:

Grafik 13. Personalkosten

Eine fallgruppenbezogene Darstellung kann folgendermaßen aussehen. Jede Art von Differenzierungsgrad ist dabei integrierbar, d.h. die Fallgruppen lassen sich z.B. mühelos durch DRG-Gruppen ersetzen.

Übergreifende Analysen auf Tätigkeitsgruppenniveau sind genauso möglich:

Grafik 14. Tätigkeitsgruppenniveau

Ebenso wie Detailanalysen auf Einzeltätigkeitsebene:

Grafik 15. Einzeltätigkeitsebene

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